Import av data fra Uber til fakturasystem

Hjem / Portefølje / Import av data fra Uber til fakturasystem
Lokk Offer Prosjekt

Prosjektoversikt

Verktøyet leser av Uber-rapporter og oppretter automatisk faktura for hver Uber-reise på inFakt regnskapsføringsplattform. Å prosessere 500 stk. faktura, som ellers ville tatt flere timer med kjedelig manuell jobb, tar med dette verktøyet kun noen få minutter.

Type prosjekt: Nettbasert verktøy

Kunde: Mirosława Wieczorek

Oppstart: April 2021

Utviklingstid: ca. 3 uker

Arbeidstimer: ca. 10 timer

Problemstillingen

Mirosława Wieczorek er en regnskapsfører i Polen som bruker inFakt regnskapsføringsplattform for sine kunder. InFakt er en plattform som ligner veldig på den velkjente norske Visma-plattformen. InFakt ble faktisk kjøpt opp av Visma i 2020, og Visma er nå den største aksjonæren.

Regnskapsføreren har flere kunder som kjører med Uber i Polen, tjener på det, og trenger å regnskapsføre inntektene. For å føre regnskapet riktig bør en faktura opprettes for hver Uberreise. En Ubersjåfør kan ha flere hundre reiser hver måned. En faktura med kundeinformasjon, pris, og dato må opprettes for hver av disse reisene. Om dette ikke er automatisert, må enten Ubersjåfør eller regnskapsfører legge over data manuelt. Alle kunder må enten finnes i systemet eller opprettes, og deretter må en ny faktura opprettes manuelt på inFakt for hver av disse reisene.

Uber tillater å eksportere data om reiser utført i løpet av en måned i form av en automatisk generert rapport som kan lastes ned som CSV-fil. CSV-filer kan åpnes i regnearkverktøy som Excel eller Google Sheets, og data blir presentert i tabell-form.

Løsningen

Vi har designet en enkel prosess for regnskapsføreren for å automatisere denne prosessen. Regnskapsføreren får tilsendt CSV-fil fra sine Uberkunder med rapportdata for foregående måned og logger deretter inn med passord på en minimalistisk nettbasert web-plattform vi har programmert og lagt ut på Internett.

Der kan hun laste opp CSV-filen fra en gitt Ubersjåfør. Filen blir lest av, og en oppsummering av avlest data blir presentert. Det er mulig å se gjennom og bekrefte at alt har blitt lest inn riktig før det eksporteres videre til regnskapsføringsplattformen inFakt.

Når alt er i orden, trykker man "Export invoices to inFakt", og eksportprosessen starter. For hver linje i tabellen opprettes det en ny faktura. Om Uberpassasjeren ikke allerede finnes som kunde i inFakt, opprettes det en ny kunde. Om Uberpassasjeren var et firma med org. nr. (VAT ID), leses dette av og bedriftskunde blir opprettet.

Å prosessere 500 stk. faktura tar noen få minutter, noe som ellers ville tatt flere timer med kjedelig manuell jobb. Fakturaene på inFakt blir lagt inn med "Draft" status, og derfor kan vi bruke den innbygde funksjonen på inFakt for å beregne totalsummen for alle fakturaer i "Draft". Den samme summen får man ved å bruke "Sum"-funksjonen i regnearket. På denne måten kan regnskapsføreren raskt bekrefte at all data har blitt lastet inn riktig.

Siden Mirosława Wieczorek ikke har eget domene, ligger web-appen på kalis.no subdomene, noe som vi også tilbyr.

Verktøyet er programmert fra "scratch" i ren og enkel PHP, den lagrer ikke data, kun prosesserer den live, derfor er SQL-databasen unødvendig.

Kravet for design var å bruke minst mulig tid på det, derfor har vi gått for minimalistiske Skeleton CSS. Front-end biblioteker brukt til SPA (Single Page Application) var den klassiske og robuste jQuery og Async.js for asynkron håndtering av eksport, som har hjulpet oss å vise live oppdateringer og pågang når fakturaene opprettes en etter en.

Kundens uttalelse
logo
“The web application written by Kalis Media has greatly improved our work, it was delivered quickly and professionally. It works without any problems.“