Overvåkning og synkronisering mellom to varelagre

Hjem / Portefølje / Overvåkning og synkronisering mellom to varelagre
Lokk Offer Prosjekt

Prosjektoversikt

Webapplikasjon som gjør det enklere å rapportere hvilke varer som skal flyttes fra produksjonsvarelager til salgsvarelager, noe som resulterer i økt salg, sparer arbeidstimer og minimaliserer muligheten for feil.

Type prosjekt: Nettbasert verktøy

Kunde: Caps Lokk AS

Nettside: lokk.no

Oppstart: Mai 2022

Utviklingstid: ca. 1 måned

Arbeidstimer: 15 timer

Problemstillingen

Caps Lokk AS er største importør og leverandør av New Era capser i Norge. De broderer også custom broderier på noen av caps-modellene. Vi har utført flere prosjekter for vår trofaste kunde Caps Lokk AS, blant annet et av våre siste prosjekter, en PDF-generator for engrostilbud.

Bedriften driver en nettbutikk, lokk.no, en stasjonærbutikk i Oslo Sentrum, og en liten produksjonsavdelig i Grimstad der broderimaskinene står.

Produksjonsavdelingen har eget varelager med titalls forskjellige capsmodeller. Den stasjonære butikken har derimot hundrevis av capsmodeller på varelager, som de tilbyr til salg både i butikken og nettbutikken. Årsaken til fordelingen av varelagre er at ikke alle capser er egnet til broderier.

Ofte hender det at en modell som er utsolgt i Oslo fortsatt er tilgjengelig på produksjonsvarelager i Grimstad. Da er det ofte verdt å transportere et visst antall av denne modellen fra Grimstad til Oslo.

Problemet er at det er vanskelig å finne ut hvilke varer som er utsolgt i Oslo og samtidig tilgjengelige på varelager i Grimstad. Lagersystemet viser hvor mange produkter det totalt er på lager i Grimstad og Oslo, men man må vite hvilke varer som er tilgjengelig i Grimstad, og samtidig gå gjennom alle varer i Oslo som potensielt kan være utsolgt. Denne prosessen kan ta flere arbeidstimer med repetitivt manuelt arbeid, der en ansatt går gjennom alle produkter linje for linje og vurderer om det er verdt å transportere varen. Listen over capsmodeller som skal transporteres, må skrives på et ark. Etter transport må antall produkter i lagersystemet for både Grimstad og Oslo oppdateres for hvert produkt som har blitt transportert. Det er veldig lett å gjøre feil i denne prosessen, noe som resulterer i at antall varer i lagersystemet ikke stemmer med virkeligheten. Dette kan i verste fall føre til misfornøyde kunder som bestiller en modell som ikke er tilgjengelig på lager.

Løsningen

Kalis Media har programmert en liten web-app som løser dette problemet. Web-appen er basert på og ligner veldig på appen vi har programmert i PDF-generatoren for engrostilbud-prosjektet vi tidligere har utført for Caps Lokk AS. Den nye web-appen løser en helt annen problemstilling, derfor har vi valgt å gå for en separat løsning, i stedet for å legge inn flere funksjoner i den gamle applikasjonen. Likevel har vi gjenbrukt en del av kode, design og server-oppsett, slik at utviklingen har tatt mindre tid.

Inventory-appen er utviklet med ren PHP uten framework med SleekDB databasen. Designet er basert på den minimalistiske Skeleton CSS. Den ligger på DigitalOcean-server i skyen i Amsterdam.

Caps Lokk AS holder all varelagerdata på Shopify, derfor har vi brukt en såkalt Custom Shopify App for å få tilgang til data om antall produkter på lager i Grimstad og Oslo.

Webverktøyet vi har programmert har to paneler. Det første brukes for å legge inn produkter som skal overvåkes, det andre brukes for generering av en rapport som skal skrives ut når transportjobben påbegynnes.

Når det gjelder innlegging av produkter for overvåking, har vi gjort det mulig å finne og legge inn produkter ved å bruke produktenes strekkode. Man slipper å søke produkter etter produktnavn, interne identifikasjonsnummer osv. Dermed er det også mulig å bruke en fysisk strekkodeleser i produksjonsavdelingen, og det ble en lett jobb da alle capser som fantes på produksjonslager skulle legges inn for overvåkning i web-appen vår.

Når et produkt legges inn og skal overvåkes, velges det også en grenseverdi. En grenseverdi på f.eks. 5, innebærer at når beholdningen av denne produktmodellen er mindre enn 5 stk. i Oslo, blir produktet lagt i transportrapporten som genereres senere. Om det finnes flere enn 5 stk. av denne modellen i Oslo, trenger man ikke å transportere produktet.

Transport mellom Grimstad og Oslo skjer omtrent hver uke. Da genererer en ansatt i Caps Lokk AS en transportrapport via web-appen vår og skriver den ut. Rapporten inneholder en liste over produkter som skal transporteres fra Grimstad til Oslo. Med rapporten er det lett å finne fram og pakke konkrete capsmodeller. Etter at produkter har blitt flyttet, brukes "Transfer Inventory" funksjonen, og den ansatte kan fylle ut hvor mange capser som har blitt flyttet for hver produktmodell. Antall i Shopify varelagersystemet blir dermed automatisk oppdatert.

Webappen løser en konkret problemstilling og gjør transportjobben strukturert. Den minimaliserer muligheten for feil og sparer arbeidstimer som tidligere måtte brukes i denne prosessen. Når varelager i Oslo er maksimalt fylt, resulterer dette i økt salg og mer profitt for Caps Lokk AS, samtidig som redusering av feil resulterer i flere fornøyde kunder.